Ein System für den ganzen Handelskreislauf.
Cobalt deckt vier Aufgaben ab, die sonst in getrennten Werkzeugen oder Tabellen leben. Weil sie eine gemeinsame Datenbank nutzen, stimmt jede Zahl von vornherein überein.
Bestellungen auslösen, Waren vereinnahmen und Lieferantenrechnungen abgleichen — damit Ihre Verbindlichkeiten dem entsprechen, was tatsächlich angekommen ist.
Live-Mengen über alle Standorte, automatisch aktualisiert durch jeden Wareneingang, jeden Verkauf und jede Korrektur.
Anbieten, bestätigen und abrechnen — von der ersten Anfrage bis zum Zahlungseingang, ohne etwas doppelt zu erfassen.
Freigaben, ein vollständiges Änderungsprotokoll und Berichte liegen über allem — so bewegt sich nichts ohne Aufzeichnung.
Stammdaten und Bewegungsdaten.
Unter jedem Prozess liegen zwei Arten von Datensätzen. Stammdaten legen Sie einmal an; Bewegungsdaten entstehen jeden Tag im Tagesgeschäft — und verweisen immer auf die Stammdaten zurück.
Jeder Beleg verweist zurück auf die Stammdaten. Ein Verkaufsauftrag referenziert einen Kunden; seine Positionen referenzieren Produkte und eine Preisliste; das Ergebnis wird im Kontenplan gebucht. Genau dafür steht jeder Chip in den Prozessschritten unten — Kunde, Lieferant und Material sind Stammdaten; Aufträge, Wareneingänge, Rechnungen und Lagerbewegungen sind Bewegungsdaten.
Order to Cash — vom Auftrag zum Zahlungseingang.
Wie ein Geschäft von der ersten Anfrage zur zahlungsreifen Rechnung wandert, während Lagerbestand und Buchhaltung den ganzen Weg mitlaufen.
Sie erstellen ein Angebot für einen Kunden und fügen die gewünschten Produkte hinzu. Jede Position zieht ihren Preis aus der Preisliste dieses Kunden und wendet die richtige Umsatzsteuer an, sodass die Summen stimmen, bevor etwas hinausgeht.
Aus den Stammdaten: Kunde, Produkte, Preisliste → Ergebnis: Angebot.
Nimmt der Kunde an, wird das Angebot mit einem Klick zum Verkaufsauftrag — ohne erneute Erfassung. Cobalt reserviert den Lagerbestand für diesen Auftrag, damit er niemandem sonst zugesagt werden kann, und stellt ihn zur Freigabe ein.
Eingang: Angebot → Ergebnis: Verkaufsauftrag, reservierter Lagerbestand.
Ein berechtigter Nutzer prüft den Auftrag anhand Ihrer Regeln und gibt ihn frei. Mit der Freigabe wird der reservierte Bestand ausgebucht, und wer genau was wann freigegeben hat, wird ins Änderungsprotokoll geschrieben.
Eingang: Verkaufsauftrag, Freigaberegeln → Ergebnis: ausgebuchter Lagerbestand, Protokolleintrag.
Die Rechnung entsteht automatisch aus dem freigegebenen Auftrag. Sie wird auf Ihr Verkaufskonto und das Umsatzsteuerkonto gebucht und geht an den Kunden — damit schließt sich der Kreis vom ersten Angebot bis zum Zahlungseingang, mit abgestimmten Zahlen.
Eingang: Verkaufsauftrag → Ergebnis: Ausgangsrechnung, Buchung & Umsatzsteuer.
Die interaktive Prozessgrafik unten zeigt dieselben vier Stufen als Kreislauf. Ihre Beschriftungen sind derzeit noch auf Englisch — der deutsche Wortlaut steht oben.
Procure to Pay — von der Bestellung zur Zahlung.
Wie der Lagerbestand wieder aufgefüllt und Lieferantenrechnungen geprüft werden — damit Sie nur bezahlen, was bestellt wurde und tatsächlich angekommen ist.
Sie erstellen eine Bestellung an einen Lieferanten für die benötigten Materialien — zum Auffüllen des Lagers oder für einen bestimmten Auftrag. Mengen, vereinbarte Preise und erwartete Termine werden von Anfang an erfasst, sodass alle wissen, was kommt und zu welchen Kosten.
Aus den Stammdaten: Lieferant, Produkte → Ergebnis: Bestellung.
Sobald die Lieferung eintrifft, buchen Sie sie ein — vollständig oder teilweise, wenn sie in mehreren Chargen kommt. Der Lagerbestand am Empfangsstandort steigt in dem Moment, in dem die Ware eingeht, damit die Verfügbarkeit immer aktuell und korrekt ist.
Eingang: Bestellung → Ergebnis: Wareneingang, Lagerbewegung.
Trifft die Lieferantenrechnung ein, gleicht Cobalt sie gegen die Bestellung und den Wareneingang ab. Preise und Mengen müssen übereinstimmen, bevor etwas freigegeben wird — so werden Überberechnungen und Unterlieferungen erkannt statt bezahlt.
Eingang: Bestellung, Wareneingang, Lieferantenrechnung → Ergebnis: Abgleichergebnis.
Stimmt alles, wird die Rechnung freigegeben und auf Ihr Einkaufskonto sowie die Umsatzsteuer gebucht — bereit zur Zahlung. Was Sie schulden, entspricht immer dem, was tatsächlich angekommen ist, nicht bloß dem, was bestellt wurde.
Eingang: abgeglichene Rechnung → Ergebnis: Eingangsrechnung, Buchung & Umsatzsteuer.
Auch hier zeigt die Grafik unten dieselben vier Stufen als Kreislauf; ihre Beschriftungen sind derzeit noch auf Englisch.
Wo sich die zwei Prozesse treffen.
Verkauf und Einkauf sind keine getrennten Inseln — sie teilen denselben Lagerbestand und dieselbe Buchhaltung, mit Kontrolle über beides.
Einkäufe erhöhen den Bestand in dem Moment, in dem die Ware eingeht; Verkäufe reservieren ihn und buchen ihn mit der Freigabe aus. Eine Live-Menge pro Standort — und keine Lagertabelle mehr, die dem System widerspricht.
Ausgangsrechnungen landen in den Forderungen, Eingangsrechnungen in den Verbindlichkeiten, und beide fließen in die Umsatzsteuer. Ihre Buchhaltung wird zum Nebenprodukt des Tagesgeschäfts statt zur Hetze am Monatsende.
Freigaben sichern beide Abläufe ab, und jede Änderung wird protokolliert. Sie können jederzeit beantworten, wer was wann getan hat — über Verkauf, Einkauf und Lager hinweg.
Die Buchhaltung befindet sich derzeit in der Beta-Phase. Kernbuchungen und Berichte sind verfügbar, sollten jedoch vor einer Steuererklärung oder einem formellen Prüfungsgebrauch gegengeprüft werden. Cobalt ersetzt weder Ihre gesetzliche Buchführung noch die Abgabe von Erklärungen und auch nicht Ihren Steuerberater.
Sehen Sie es mit Ihren eigenen Daten laufen.
Importieren Sie Ihre Kunden, Produkte und Bestände, legen Sie Ihre Regeln fest und beobachten Sie, wie ein echter Auftrag den ganzen Kreislauf durchläuft — meist in weniger als einer Woche. Keine Berater notwendig, kein sechsmonatiges Rollout.
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